Teure Externalisierung: Ein vertrautes Muster
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat in den vergangenen Monaten mehrere Ausschreibungen und Vergaben veröffentlicht. Darunter ein Vertrag zur Social-Media-Betreuung, Bewachungsleistungen für die Berliner Dienstsitze des Ministeriums, Unterstützung bei der Evaluation von EU-Fördermitteln sowie IT-Service-Desk- und Supportleistungen. Auf den ersten Blick eine Reihe völlig unterschiedlicher Projekte, auf den zweiten Blick jedoch ein deutliches Signal in Richtung Outsourcing: Das Ministerium holt vermehrt externe Akteure ins Boot.
Outsourcing ist in der Privatwirtschaft gängige Praxis. Unternehmen lagern Aufgaben aus, die nicht zu ihren Kernkompetenzen zählen, und profitieren dadurch oft von Kostenvorteilen, flexibleren Arbeitsstrukturen und spezialisiertem Fachwissen. Auch in Bundesministerien kann Outsourcing sinnvoll sein, etwa wenn seltene Spezialkenntnisse gefragt sind, die innerhalb der Behörden nicht oder nur schwer aufgebaut werden können. Allerdings gilt es in einem Ministerium, das für Arbeitsrecht, Arbeitsschutz und Sozialversicherung zuständig ist, bei Fremdvergaben besonders sorgfältig zu prüfen, ob Vergabeverfahren, Vertragsgestaltungen und der Umgang mit externen Mitarbeitenden stets rechts- und sachgemäß sind.
Die Social-Media-Offensive für 8 Millionen Euro
Zweifellos hat sich die Kommunikation in sozialen Netzwerken zu einem zentralen Element moderner Öffentlichkeitsarbeit entwickelt – auch für Ministerien. Das BMAS möchte Bürgern seine Politik, Gesetzesinitiativen und Projekte näherbringen, mehr Dialog schaffen, Barrierefreiheit gewährleisten und Videos zur Verfügung stellen, um Transparenz zu erhöhen. Zu diesem Zweck wurde ein Rahmenvertrag über maximal 8 Millionen Euro ausgeschrieben, mit einer Laufzeit von drei Jahren.
Kernpunkte der Leistung: Projektmanagement, strategische Weiterentwicklung der Social-Media-Präsenzen, redaktionelle Tätigkeiten (inklusive Kurzfilmen), Social-Media Advertising, Community Management, Monitoring und Reporting. Die beauftragte Agentur übernimmt damit eine Full-Service-Dienstleistung: Sie erstellt Inhalte für Facebook, Instagram, X (ehemals Twitter), LinkedIn und Xing, steuert die Kampagnen, übernimmt die technische Betreuung und soll diesen Bereich insgesamt „professionalisieren“.
Aus Sicht des Ministeriums begründet sich diese Summe vor allem durch aufwendige Videoformate und barrierefreie Medien – eine durchaus berechtigte Forderung, denn zu einer seriösen Öffentlichkeitsarbeit gehört es, Menschen mit Behinderungen den barrierefreien Zugang zu Informationen zu ermöglichen.
Der Bund der Steuerzahler (BdSt) zeigt in seinem Schwarzbuch jedoch auf, dass die Bundesregierung in der Vergangenheit immer wieder hohe Summen für Eigenwerbung ausgab – teils mit fragwürdigem Nutzen für die Bürger. Ein Blick auf andere Ministerien zeigt, dass für vergleichbare Kampagnen deutlich geringere Summen aufgewendet wurden. So gab das Bundesfinanzministerium 1,1 Millionen Euro für Werbung aus, während das Bundesministerium für Bildung und Forschung insgesamt 32.800 Euro für Social-Media-Kampagnen zu spezifischen Themen aufwandte. Diese Diskrepanz wirft Fragen zur Angemessenheit des veranschlagten Budgets des BMAS auf.
Zwar weist das BMAS darauf hin, dass der Höchstbetrag voraussichtlich nicht ausgeschöpft werde. Dennoch bleibt unklar, inwiefern der bewilligte Rahmen jenseits üblicher Marktpreise kalkuliert ist. Ein Blick auf andere Social-Media-Angebote in Deutschland zeigt, dass erfolgreiche Kampagnen, inklusive hochwertiger Videoformate, in der Regel deutlich unterhalb eines jährlichen Budgets im zweistelligen Millionenbereich realisiert werden – sogar bei großen Konzernen.
Outsourcing als Nährboden für Scheinselbständigkeit und verdeckte Arbeitnehmerüberlassung?
Der kritische Blick auf das Outsourcing endet jedoch nicht beim Kostenargument. Gerade beim BMAS, das für Arbeits- und Sozialpolitik zuständig ist, stellt sich die Frage, inwiefern die Vergaben und daraus resultierenden Beschäftigungsverhältnisse jederzeit den Anforderungen des Sozialversicherungsrechts entsprechen. Werden externe Mitarbeitende, die womöglich langfristig für das Ministerium tätig sind, am Ende wie Beschäftigte geführt, ohne dass dies vertraglich und sozialversicherungsrechtlich sauber geregelt ist?
In Deutschland wird die Sozialversicherungspflicht primär anhand der tatsächlichen Umstände einer Tätigkeit beurteilt – nicht allein anhand des Vertragslabels „Freie Mitarbeit“ oder „Werkvertrag“. Entscheidend sind die Indizien, die die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) unter anderem mit dem Fragebogen C0031 erhebt. Starke Indizien für Beschäftigung sind zum Beispiel die Pflicht zur Mitteilung von Abwesenheitszeiten, Vorgabe des Tätigkeitsorts, detailierte Vorgabe zur Arbeitsausführung, persönliche Leistungspflicht oder Teilnahme an Besprechungen. Je mehr solcher Merkmale auf einen externen Auftragnehmer zutreffen, die DRV Bund nennt dies die „Gesamtschau“ oder „Gesamtwürdigung“ aller Indizien, desto wahrscheinlicher ist es, dass eine Scheinselbständigkeit oder verdeckte Arbeitnehmerüberlassung vorliegt.
Gerade bei umfangreichen Rahmenverträgen, in denen ständig „Vor-Ort-Präsenz“ gefordert wird oder wo externe Dienstleister nahtlos in die internen Abläufe eingegliedert sind, kann die Grenze schnell überschritten sein. Selbst wenn das Ministerium sich formal absichert, indem es die Verantwortung für die Vertragsverhältnisse auf den Dienstleister überträgt, wäre eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung rechtlich riskant. Für ein Ministerium, das selbst federführend in diesen Fragen agiert, hätte eine solche Konstellation nicht nur rechtliche, sondern auch reputationsschädigende Folgen.
Verdeckte Arbeitnehmerüberlassung: Ein unterschätztes Risiko?
Während die Scheinselbständigkeit vor allem bei Einzelfallprüfungen freier Mitarbeit verbreitet ist, kann es bei größeren Projekten durchaus zur verdeckten Arbeitnehmerüberlassung kommen. Das bedeutet: Eigentlich werden Arbeitskräfte wie reguläre Beschäftigte eingesetzt, weisungsgebunden und eingegliedert in die Dienstorganisation. Formal aber besteht ein Dienst- oder Werkvertrag mit einem externen Anbieter. Wenn das Ministerium oder die beauftragte Agentur diese Grenze unwissentlich oder fahrlässig überschreiten, drohen empfindliche Sanktionen.
Es wäre paradox, wenn ausgerechnet das Bundesministerium für Arbeit und Soziales – dessen Aufgabe es ist, faire Arbeitsbedingungen zu gewährleisten – durch unklare Vertragskonstruktionen einen Nährboden für solche Zustände schafft. In diesem Zusammenhang wären eine engmaschige Qualitätskontrolle und Transparenz über die Einsatzmodalitäten essenziell.
Weitere Outsourcing-Projekte im Schatten des Social-Media-Vertrags
Hinter den 8 Millionen Euro für den neuen Social-Media-Auftritt fallen andere Outsourcing-Projekte fast schon weniger ins Gewicht – zumindest medial. Dennoch stehen sie exemplarisch für die breite Fremdvergabe-Strategie des BMAS. So sollen Bewachungs- und Objektschutzleistungen über fünf Jahre vergeben werden, IT-Helpdesk und Support-Leistungen über mehrere Jahre hinweg ausgelagert und komplexe Evaluationsprojekte zu EU-Fördermitteln an externe Akteure abgegeben werden.
Auf den ersten Blick leuchtet es ein, dass sich ein Ministerium nicht selbst um Bewachungsdienste kümmern möchte. Oder dass eine externe IT-Supportfirma flexibler agieren kann als eine hausinterne IT-Abteilung. Insofern sind solche Auslagerungen, zumal in begrenzten Zeiträumen, nicht zwangsläufig problematisch. Doch gerade im IT-Support oder bei Forschungs- und Evaluationsaufträgen stellt sich erneut die Frage: Wo verlaufen die Grenzen zwischen temporärer Expertise und dem Kernbereich staatlicher Aufgaben, die besser intern verbleiben sollten? Fehlt womöglich ein strategisches Personalmanagement, um wichtige Kompetenzen nachhaltig aufzubauen, statt sie fortwährend einzukaufen?
Wenn das Ministerium selbst zum Arbeitgeber wird
Ein möglicherweise unterschätzter Aspekt: Sobald das BMAS für verschiedene Projekte Jahr für Jahr externe Unternehmen beauftragt, kann sich im Ministerium über die Zeit eine verfestigte „externe“ Parallelwelt bilden. Fachabteilungen (Referate) gewöhnen sich an diese langfristige Fremdunterstützung. An diesem Punkt wird Outsourcing nicht mehr zur Ausnahme, sondern zum Normalfall. Die Gefahr, dass dies zu Abhängigkeiten von einzelnen Dienstleistern führt, ist real – sowohl finanziell als auch personell.
Zudem tritt mancherorts die Frage auf, ob frei Mitarbeitende oder von Fremdfirmen gestellte Personen nicht doch in das Ministerium integriert werden, ohne dass eine klare arbeitsrechtliche Stellung transparent ist. Diese potenziellen „Graubereiche“ stehen im Gegensatz zum sonst so penibel gestalteten Beamten- und Angestelltenapparat. Für das BMAS wäre es daher geboten, eindeutige Regeln und Kontrollen zu etablieren, die sicherstellen, dass weder Scheinselbständige noch verdeckte Arbeitnehmerüberlassungen entstehen.
Braucht es eine Neuausrichtung im BMAS?
Die Outsourcing-Praxis im BMAS ist kein singulärer Einzelfall, sondern Ausdruck eines generellen Trends: Staatliche Institutionen professionalisieren ihre Öffentlichkeitsarbeit, digitalisieren ihre Abläufe und sichern Leistungen rund um die Uhr – all das führt zu komplexen Anforderungen, die man sich von außen einkauft. In vielen Fällen ist das legitim und sogar erforderlich. Aber die Grenzen zwischen einer rechtskonformen, sinnvollen Fremdvergabe und einer ausufernden Externalisierung mit Kostenrisiken und arbeitsrechtlichen Fallstricken können leicht verschwimmen.
Gerade das BMAS, das täglich über die Bedeutung solider Arbeitsverhältnisse und sozialer Sicherheit informiert, sollte hohe Standards setzen. Wenn eine Social-Media-Kampagne über drei Jahre hinweg bis zu 8 Millionen Euro kosten kann, sollte die Öffentlichkeit nachvollziehen können, wofür dieses Geld im Einzelnen ausgegeben wird. Dabei dürfte sich ein stringenter Nachweis lohnen: Wie viel entfallen auf Video-Produktionen, wie viele Stellen werden damit tatsächlich finanziert, und welcher Mehrwert entsteht für die Bürger, jenseits bloßer PR?
Zugleich müsste der Einsatz externer Kräfte in allen Bereichen – von der IT über Sicherheitsdienste bis zur Forschung – sauber reguliert sein. Dies erfordert, dass man sich beim Ministerium nicht blind auf die formale Vertragsgestaltung der beauftragten Unternehmen verlässt, sondern aktiv kontrolliert, ob Arbeitnehmer de facto wie eigene Beschäftigte agieren. Eine offene Informationspolitik und ein scharfer Blick auf marktübliche Preise und Angebote sollten zum Standard werden, um Vorwürfe überteuerter und unkontrollierter Vergaben zu entkräften.
Zusammenfassung und Ausblick
Outsourcing kann für ein Bundesministerium wie das BMAS durchaus vorteilhaft sein – sofern der Einsatz externer Dienstleister zielgerichtet, effektiv und rechtskonform gestaltet wird. Aber die aktuellen Beispiele werfen die Frage auf, ob hier nicht mit zweierlei Maß gemessen wird: Einerseits predigt das BMAS faire Arbeitsbedingungen und Schutz vor Scheinselbständigkeit, andererseits betreibt es selbst umfangreiche Fremdvergaben, die durchaus arbeitsrechtliche Grauzonen eröffnen könnten. Hinzu kommt, dass üppige Millionenrahmen bei Social-Media-Kampagnen und Informationsprojekten den Verdacht einer teuren Imagepflege nähren, die nur zum Teil im öffentlichen Interesse liegt.
Die Konsequenz sollte eine transparentere und striktere Vergabepraxis sein, die allzu großzügige Budgets ebenso vermeidet wie rechtliche Unsicherheiten für externe Mitarbeiter. Eine behördliche Kommunikation, die modern, zielgruppengerecht und barrierefrei ist, braucht nicht zwingend 8 Millionen Euro. Hier ist ein selbstkritischer, verantwortungsbewusster Umgang mit Steuergeldern gefragt – im Sinne der Glaubwürdigkeit und der Bürgernähe, die das BMAS so vehement propagiert.
Quellen
Medienberichte
Rahmenvertrag Social Media
TED-Link: https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/9830-2025
CPV-Code: 79416000 (Öffentlichkeitsarbeit)
Interne Kennung: ZVS-04812-9/10
Kostenpunkt: max. 8 Mio. Euro für 3 Jahre
„Das BMAS ist in drei sozialen Netzwerken aktiv: Facebook, Instagram und X. Zudem ist das BMAS auf LinkedIn und Xing vertreten, vornehmlich für Employer-Branding und Recruiting.“
„Projektmanagement, Strategische Weiterentwicklung, Redaktionelle Tätigkeiten, Social-Media Advertising, Community Management, Barrierefreiheit und Monitoring & Reporting.“
Bewachungs- und Objektschutzleistungen BMAS Berlin
TED-Link: https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/723770-2024
CPV-Code: 79713000 (Bewachungsdienste)
Interne Kennung: ZVS-05031-1/1
„Das BMAS beabsichtigt, Teilleistungen des infrastrukturellen Gebäudemanagements in Form von Bewachungs- und Objektschutzleistungen für die Liegenschaften des BMAS in 10117 Berlin zum 01.01.2025 an ein externes Dienstleistungsunternehmen neu zu vergeben. Betroffen sind die folgenden Liegenschaften am Dienstsitz Berlin: • Wilhelmstraße 49, • Französische Str. 9-12, • Mohrenstraße 62, • Taubenstraße 4-6 und • Wilhelmstraße 50. Die Dauer der Leistungen soll fünf Jahre betragen. Leistungszeitraum vom 01.01.2025 bis 31.12.2029.“
Evaluation zum ESF Plus-Bundesprogramm in der Förderperiode 2021 – 2027
TED-Link: https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/519828-2024
CPV-Code: 73300000 (Planung und Ausführung von Forschung und Entwicklung)
Interne Kennung: ZVS-04812-6/40
„Die Umsetzung erfolgt in enger Abstimmung mit dem BMAS. Die Ergebnisse sind in fest terminierten Zwischen- und Abschlussberichten festzuhalten.“
Gemeinsame Geschäftsstelle für die Initiative Civic Coding ‒ Innovationsnetz KI für das Gemeinwohl von BMAS, BMUV und BMFSFJ
TED-Link: https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/13779-2025
CPV-Code: 75130000 (Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung)
Interne Kennung: ZVS-04812-8/12
„Um Soziale Innovationen und insbesondere die gesellschaftliche Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) im Dienste des Allgemeinwohls auch über die Ressortgrenzen hinaus zu fördern, haben das BMAS, BMUV und BMFSFJ gemeinsam die Initiative „Civic Coding ‒ Innovationsnetz KI für das Gemeinwohl“ ins Leben gerufen. Durch die Bündelung und Vernetzung der KI-bezogenen Projekte, Programme und Strukturen der drei beteiligten Ressorts werden Synergien genutzt sowie die Sichtbarkeit und Strahlkraft der gemeinsamen Aktivitäten erhöht. Ziel ist, ein sichtbares und wirksames Innovationsnetz zu schaffen und auszubauen, das die gemeinwohlorientierte Entwicklung und Nutzung von KI langfristig unterstützt und sichert. Zur Unterstützung der gemeinsamen Aktivitäten von „Civic Coding“ planen BMAS, BMUV und BMFSFJ die erneute Einrichtung einer gemeinsamen Geschäftsstelle. Diese soll die drei Ressorts im Sinne einer Servicestelle mit der Umsetzung und Fortsetzung der überwiegend gemeinsamen Aktivitäten unterstützen (insbes. Umsetzung, Verwaltung, Ausgestaltung und Sichtbarmachung). Des Weiteren unterstützt die Geschäftsstelle die drei Ressorts in der Zusammenarbeit und Vernetzung bei übergeordneten Fragen und wirkt dabei mit inhaltlichen Impulsen, begleitet Arbeitsprozesse der interministeriellen Arbeitsgruppe kontinuierlich inhaltlich und organisatorisch. Weisungsbefugt gegenüber der Geschäftsstelle ist die interministerielle Arbeitsgruppe. Diese kann Zuständigkeiten und Weisungsbefugnisse arbeitsteilig untereinander aufteilen. Das Leistungsspektrum umfasst fünf Arbeitspakete.“
Einrichtung einer integrierten Entwicklungs- und Deployment-Umgebung für R und Python als Fachanwendung Posit
TED-Link: https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/547616-2024
CPV-Code: 72260000 (Dienstleistungen in Verbindung mit Software)
Interne Kennung: ZVS-04812-1/84
„Daneben sind auch Installations- und Supportleistungen zu den Produkten PostgreSQL und Keycloak zu erbringen. Vor dem produktiven Einsatz ist eine Einweisung und Schulung in die Handhabung und Administration der Software durchzuführen. Für den Betrieb ist ein dauerhafter Support vorzusehen.“
Help-Desk und Unterstützungsdienste
TED-Link: https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/300793-2023
CPV-Code: 72253000 (Help-Desk und Unterstützungsdienste)
„Abschluss eines Dienstvertrages über IT-Service Desk- und IT-Anwendungsbetreuungsleistungen für seine Dienstsitze in Bonn und/oder Berlin für den Zeitraum 01.09.2023 bis 31.08.2027 mit der Option, den Vertrag viermal um jeweils ein Jahr bis maximal 31.08.2031 zu verlängern.
– IT-Service Desk:
Annahme der IT-Anliegen der Anwender/innen, strukturierte Erfassung sowie Kategorisierung in einem IT-Ticketsystem, 1st-Level-Support, Ticketrouting in der Zeit von 06:00 bis 20:00 Uhr im Umfang von 3 Personenjahren pro Vertragsjahr.“